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中国での退職証明書は最大3枚発行してもらう必要がある

中国での退職証明書は最大3枚発行してもらう必要がある


 新型コロナの影響が抜けきらず、中国日本双方とも厳しい水際対策が敷かれ、日中間の往来がなかなか難しくなっている。

こういった状況の中では、中国で会社を辞めても日本に帰らず、中国国内で転職する人も少なくない。
このような中国国内転職の場合、注意しておかなければならないのは旧所属先を辞める際に、退職証明書を2部あるいは3部発行してもらう必要があるということである。

何故証明書が2部も3部も必要なのかと思うかもしれないが、中国では現在、いわゆる労働ビザの取得に際しては、工作証と居留証という二段階の許可ステップがあり、それぞれの機関に対して前職の退職証明書類の原紙の提出が必要になるため、2枚或いは3枚の原紙が必要になっている。
(ただしコロナ警戒下においては区によっては工作証の原本提出が省略される場合がある)

 またこれらの、退職証明書においては、単に退職した日付が記載されていれば良いというものではなく、入社日と代謝日の記載がFROM―TO で記載されている必要がある。

ここで気を付けるのは、入退社日はビザの手続き上の日付とすることである。
特に入社日は本来、ビザの日付と一致させる必要があるが、何らかの事情により実際の入社日とビザの書類上の日付がずれてしまっている場合は、書類上の日付に合わせる必要がある。

また名前の記載も中国だから漢字でよかろうということではなく、まずパスポートの記載に準じた氏名の記載、つまり日本人ならローマ字表記の英字の記載が必要になる。

つまりパスポートの所持者と退職証明書上の記載者が同一人物であることを明確にしておいたほうが手続きの上でスムーズとなるのである。

 さらにその上でやはり漢字名の併用記載もあった方が、やはりほかの書類との整合性をとる上で、都合がよい。
 ここで悩むのは中国語の簡体字に寄せるべきか、日本語の漢字(繁体字)を使うべきかという点であるが、原則として日本の漢字を使った方が何かと都合良い。

 何故かと言えば、そのほかの日本で発行してもらった書類は基本として日本語の漢字で記載されているはずであり、本人のものであることが一目瞭然となるためである。
 もちろん、簡体字で書かれていたとしても、完全にNGということではないが、簡体字と繁体字の形が大幅に違っている漢字が名前に使われている場合などは、手続き審査の過程においてひっかかり、余分な時間がかかってしまうことも予想される。

 よって、審査に余分な懸念を生じさせないためにも、書類上の記載と証明書は一致させた方が都合良いのである。
さらに、発行者の担当者の名前や連絡方法(電話やメール)なども忘れずに記載し、さらに本人のサインを含めておくと、本人が退職同意した点が明確になり、トラブルを避けられる。

 どんな会社でも、退職時にはバタバタするのが常であり、人事担当者が外国人の退職時の手続きに慣れていないといい加減な書類を作られ手続きがスムーズに進まず、あっという間に時間が足りなくなることも予想される。
是非ともそうならないように、転職の際はしっかりとした書類をスムーズに受け取れるようはしっかりと担当者と交渉されたい。

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